المرحلة الثانية من فاتورة — ما يجب على الشركات السعودية فعله الآن

طلبت منك المرحلة الأولى إصدار الفواتير إلكترونياً. أما المرحلة الثانية فتتطلب أن يتواصل نظامك مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك مباشرةً وفي الوقت الفعلي، وبصيغة يجب أن تكون دقيقة تماماً. وإذا لم يتمكن نظام ERP لديك من ذلك بحلول موعد موجتك، فلا يمكنك إصدار الفواتير بشكل نظامي.

تفضّل الفيديو؟ شاهد مقاطع قصيرة مدتها دقيقة واحدة تشرح أودو بالإنجليزية والعربية والأردية على قناتنا على يوتيوب.

مرّ برنامج الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية بمرحلتين. كانت الأولى في معظمها مسألة تنسيق، واستوعبتها معظم الشركات دون صعوبة تُذكر. أما الثانية فهي مشروع تكامل، وتفاجئ الشركات التي تفترض أن مورّد نظامها المحاسبي الحالي سيحدّثه ببساطة.

يوضح هذا المقال ما تتطلبه المرحلة الثانية فعلاً، وكيف تعمل الموجات، وما يجب التحقق منه في نظامك قبل الموعد النهائي لا بعده.

ما الذي تغيّر بين المرحلتين

بموجب المرحلة الأولى، السارية منذ ديسمبر 2021، كان عليك إصدار الفواتير إلكترونياً بصيغة منظّمة، وإضافة رمز QR إلى الفواتير المبسطة، وحفظها رقمياً. ولم يكن أي شيء يغادر نظامك.

تغيّر المرحلة الثانية ذلك جذرياً. إذ يجب أن يتصل نظامك الآن بمنصة الهيئة، وبحسب نوع الفاتورة، إما أن يحصل على الاعتماد (Clearance) قبل أن تصبح الفاتورة سارية، أو أن يبلّغ عنها خلال أربع وعشرين ساعة.

الفواتير الضريبية القياسية — نموذج الاعتماد

يجب إرسال فواتير B2B وB2G إلى الهيئة قبل تسليمها للعميل. تتحقق الهيئة من الفاتورة، وتضع ختمها التشفيري الخاص، ثم تعيدها. والنسخة المعتمدة وحدها هي الفاتورة السارية نظاماً. وإذا فشل الاعتماد، فليست لديك فاتورة.

الفواتير المبسطة — نموذج الإبلاغ

تُصدر فواتير B2C للعميل فوراً مع رمز QR متوافق، ثم يُبلَّغ عنها للهيئة خلال أربع وعشرين ساعة. وهذا أقل إرباكاً لنقاط البيع، لكن المتطلبات التقنية للفاتورة نفسها واحدة.

أي موجة تنطبق عليك

قسّمت الهيئة تطبيق المرحلة الثانية حسب الإيرادات السنوية، معلنةً الموجات تباعاً ومُخطرةً المكلفين المعنيين قبل ستة أشهر على الأقل. غطّت الموجات الأولى كبار المكلفين، وخفّضت الموجات اللاحقة حدّ الإيرادات تدريجياً، ويستمر البرنامج في التوسع ليشمل الشركات الأصغر.

إذا تلقيت إخطاراً، فالتاريخ الوارد فيه هو المعتبر. تبدو ستة أشهر مدة كافية حتى تحتسب الشراء والإعداد والاختبار، وحقيقة أن فريقك المالي لديه أيضاً إقفال نهاية السنة.

ما الذي يجب أن يفعله نظامك فعلاً

المتطلبات أدناه هي حيث تواجه عمليات التطبيق صعوبات عادةً.

أين تقع الأخطاء

افتراض أن مورّد البرنامج قد تكفّل بالأمر

تدعم أنظمة دولية كثيرة الفوترة الإلكترونية بشكل عام دون أن تدعم متطلبات الهيئة تحديداً. "ندعم الفوترة الإلكترونية" و"نحن مزود حلول متوافق مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك" عبارتان مختلفتان. اطلب الثانية كتابياً.

تركها إلى الربع الأخير

التسجيل في فاتورة، والحصول على الشهادات، والإعداد، وإجراء اختبارات شاملة في بيئة الاختبار لدى الهيئة يستغرق وقتاً أطول مما تتوقعه الفرق — خاصةً في المرة الأولى. والاختبار في بيئة الإنتاج لأن الوقت نفد ليس موقفاً تريده عندما تتوقف الفواتير عن الاعتماد.

التقصير في التخطيط لحالات الفشل

تتعرض منصة الهيئة أحياناً لانقطاعات، كأي منصة أخرى. ويحتاج إجراؤك إلى سلوك محدد لهذه الحالة. والشركات التي لم تفكر في ذلك اكتشفته خلال فترة ذروة.

بيانات رئيسية غير نظيفة

أرقام ضريبية مفقودة، وعناوين غير صحيحة، وأوصاف أصناف غير متسقة — كلها مقبولة في نظام داخلي، وكلها أسباب للرفض عند تحقق جهة ضريبية منها. نظّف البيانات قبل الربط، لا أثناءه.

كيف يبدو ذلك في أودو

يتعامل أودو مع المتطلبات السعودية من خلال وحدات التوطين، لكن العمل أكثر من مجرد تغيير إعداد. ويشمل النطاق الواقعي:

• إعداد التوطين السعودي ودليل الحسابات
• التسجيل في فاتورة وتثبيت CSID
• مطابقة بيانات فواتيرك مع حقول UBL 2.1 التي تتوقعها الهيئة
• الربط والاختبار في بيئة الاختبار قبل الإنتاج
• تحديد الإجراء البديل عند فشل الاعتماد
• تدريب فريقي المالية والمبيعات على معنى الفاتورة المرفوضة ومن يعالجها

لشركة تعمل على أودو بشكل سليم، يُقاس هذا بالأسابيع. أما لشركة تنتقل إلى النظام وتمتثل في الوقت نفسه، فمكانه ضمن خطة تطبيق أشمل بدلاً من إلحاقه في النهاية.

تسلسل منطقي

1. أكّد موجتك وتاريخها على بوابة فاتورة.
2. اسأل مورّد برنامجك كتابياً عمّا إذا كان حله متوافقاً مع المرحلة الثانية، وأي إصدار يوفّر ذلك.
3. دقّق بياناتك الرئيسية — الأرقام الضريبية، والعناوين، وأوصاف الأصناف، وسجلات العملاء.
4. سجّل في فاتورة واحصل على الشهادات مبكراً؛ لا تترك ذلك للأسابيع الأخيرة.
5. اختبر بشكل شامل في بيئة الاختبار بأنماط فواتيرك الحقيقية، لا ببيانات تجريبية.
6. حدّد الإجراء البديل لحالات فشل الاعتماد وانقطاع المنصة.
7. درّب الفريق قبل التشغيل الفعلي، لا بعد أول رفض.

هذا المقال إرشاد عام وليس استشارة ضريبية. تُعدَّل متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وجدول موجاتها دورياً — أكّد التزاماتك المحددة مع الهيئة أو مع مستشار ضريبي مؤهل.